Что такое цифровой документ? Это понятие стало ключевым в современном документообороте. В последние годы цифровизация охватывает все больше сфер нашей жизни, включая кадастровую деятельность. И документооборот не стал исключением. Определение термина «цифровой документ» стало особенно актуальным с утверждением нового ГОСТа Р 59999-2025. Данный ГОСТ который регулирует цифровой документооборот в организациях.
Принципы ведения цифрового документооборота
Стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота. Важно отметить, что в рамках этого стандарта цифровой документ рассматривается как объект информационной системы. В отличие от сканированных копий документов, которые изначально были созданы на бумажных носителях, цифровой документ создается непосредственно в электронном виде. Это позволяет упростить и автоматизировать процессы обработки информации.
В соответствии с новым стандартом все электронные документы делятся на две категории:
- цифровые документы,
- электронные скан-копии.
Следует отметить, что данное деление противоречит терминологии, предложенной в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 №57. Согласно этому документу, электронные документы подразделяются на электронные документы и электронные образы документов. Это различие важно для понимания правового статуса и применения документов в электронном виде.
Архитектура целевой модели цифрового документа
Стандарт предлагает архитектуру целевой модели цифрового документооборота. Она включает в себя эталонную модель, постоянные и переменные информационные компоненты. К постоянным компонентам относятся реквизиты, виды электронных подписей, набор метаданных, сроки хранения и другие важные элементы. Переменные компоненты могут включать отдельные поля внутри постоянных компонентов, что позволяет адаптировать систему под конкретные нужды организации.
Эффективность цифровой трансформации документооборота можно оценивать по нескольким показателям. Во-первых, это снижение себестоимости проектов цифровизации. Во-вторых, увеличение производительности труда. Также важным аспектом является возможность масштабируемости и контролируемости системы управления документами. Не менее значимым является уровень кибербезопасности и снижение регуляторных рисков.
В стандарте также даны определения ключевых терминов. Например, цифровой архив — это хранилище цифровых документов, предназначенное для долговременного и постоянного хранения. В то время как электронный архив — это объектное хранилище, позволяющее накапливать и обеспечивать доступ к большим объемам данных.
Цифровой документ, согласно стандарту, — это категория электронного документа, созданного непосредственно в цифровом формате. Он подписывается электронной подписью и соответствует всем требованиям документирования. Юридическая сила цифрового документа заключается в его способности подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия.
Юридическая сила цифрового документа
Для обеспечения юридической силы цифрового документа необходимо соблюдение ряда требований. Во-первых, это наличие обязательных структурных элементов, включая метаданные. Во-вторых, использование электронной подписи, которая должна быть проверена и подтверждена. Также важна правовая основа для работы с цифровыми документами и соблюдение всех требований к их подготовке.
Существуют определенные свойства цифрового документа, которые влияют на его юридическую силу. Это целостность, аутентичность, достоверность и пригодность для использования. Например, целостность документа означает, что в него не были внесены изменения, а подлинность электронной подписи подтверждена. Аутентичность подразумевает, что документ оформлен в соответствии с установленными требованиями и создан уполномоченным лицом.
Достоверность цифрового документа означает, что его содержание соответствует действительности и может быть полным и точным представлением подтверждаемых операций. Также важно, чтобы документ был пригоден для использования, что исключает возможность устаревания носителей и форматов. Актуальный срок действия документа также играет важную роль.
Структурные элементы цифровых документов
Структурные элементы цифровых документов включают основную часть в архивном формате, приложения, электронные подписи и файл метаданных. Для долговременного хранения используется контейнер, представляющий собой один файл с расширением формата ZIP. Структура архива организована так, что включает дело или единицу хранения, состоящую из документа или совокупности документов.
ГОСТ Р 59999-2025 также предлагает методику цифровой трансформации документооборота. В ней содержатся рекомендации по определению необходимых переменных информационных компонентов в зависимости от конкретных условий. Это позволяет организациям адаптировать свои процессы и повысить эффективность работы с документами.
Таким образом, понятие цифрового документа охватывает множество аспектов, от его создания до хранения и юридической силы. Понимание того, что такое цифровой документ и как он функционирует в рамках современных стандартов, становится ключевым для успешной цифровизации документооборота в организациях.
Преимущества цифровых документов
- Упрощение доступа. Цифровые документы легко доступны для пользователей в любое время и из любого места. А это значительно ускоряет процессы обработки информации.
- Снижение затрат. Отказ от бумажных носителей позволяет сократить затраты на печать, хранение и транспортировку документов.
- Автоматизация процессов. Цифровые документы могут быть интегрированы в автоматизированные системы. Это снижает вероятность ошибок и повышает скорость работы.
- Экологичность. Переход на цифровые документы способствует сокращению использования бумаги, что положительно сказывается на экологии.
- Безопасность. Современные технологии шифрования и электронные подписи обеспечивают высокий уровень защиты данных и предотвращают несанкционированный доступ.
Вызовы и риски
Несмотря на множество преимуществ, внедрение цифровых документов также сопряжено с рядом вызовов:
- Киберугрозы. Увеличение объема цифровых данных привлекает внимание киберпреступников, что требует от организаций повышения уровня безопасности.
- Сложности с правовым регулированием. Необходимость соответствия различным законодательным требованиям может усложнить процессы внедрения цифровых документов.
- Технические проблемы. Не все организации обладают необходимой инфраструктурой для полноценной работы с цифровыми документами. Что, в свою очередь, может стать препятствием для их внедрения.
- Обучение сотрудников. Переход на цифровые технологии требует от сотрудников новых знаний и навыков. Это может потребовать дополнительных ресурсов на обучение.
Будущее цифрового документооборота
С развитием технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн, цифровой документооборот будет продолжать эволюционировать. Ожидается, что появление новых инструментов и платформ для управления документами сделает процессы еще более эффективными и безопасными.
Также стоит обратить внимание на тенденцию к унификации стандартов на международном уровне, что может упростить взаимодействие между организациями разных стран.
В заключение, цифровые документы представляют собой важный элемент современного документооборота, и их правильное использование может значительно повысить эффективность работы организаций. Понимание их особенностей и требований, а также готовность к вызовам, связанным с их внедрением, станет залогом успешной цифровой трансформации.
